Perusasioita, osa 6: Tarkista työpaikan vaatimukset

Jos (kun) työpaikkailmoituksessa on lueteltu hakijalta toivottavia taitoja, mieti ennen hakemuksen kirjoittamista, osaatko kaiken tarvittavan. Joskus vaatimuksia on useita, jolloin voi olettaa, että jostain työnantaja voi tinkiä. Jos taas vaatimuksia on vain muutama, ne ovat todennäköisemmin ehdottomia.

Muuallakin huonoja hakemuksia

Jotkut saamani työhakemukset yltävät lähes tälle tasolle
http://www.feissarimokat.com/2012/11/miksen-saa-toita/

Perusasioita, osa 5: Muokkaa hakemustasi

Kaikkien organisaatioiden tarpeet ovat erilaisia, ja kaikki työpaikat ovat erilaisia. Muokkaa siis hakemustasi (ja tarpeen vaatiessa CV:täsi) haetun työpaikan mukaan. Vaikka lähettäisit vain avoimen hakemuksen, jota ei ole suunnattu vastauksena tiettyyn työpaikkailmoitukseen, tee siitä silti yrityksen näköinen. Edes yksi lause juuri sen yrityksen tarpeista saattaa riittää.

Jos tulee kieltävä vastaus hakemukseen...

Monsterin hyvä kirjoitus aiheesta itsearvointi hakuprosessissa. Jos laittaa aina saman hakemuksen joka paikkaan eikä mistään tule edes haastattelukutsua, kannattaa käydä sekä itse hakemus että CV kunnolla läpi, ja miettiä, miten niitä voisi parantaa.

Pitääkö rekrytoijalle soittaa?

Tämä kysymys on liiankin usein tullut vastaan. Jossain työvoimatoimiston koulutuksissa ilmeisesti käsketään soittamaan rekrytoijalle aina. Oma mielipiteeni on, että se ei usein ole tarpeellista. Jos sinulla on selkeästi jotain kysyttävää, esimerkiksi työajoista, on hyvä ottaa yhteyttä ja selvittää asiat etukäteen. Jos taas soitat vain ilmoittaaksesi lähettäneesi hakemuksen hetki sitten tai olevasi kiinnostuneen paikasta, mieti asiaa. Se saattaa olla hyvä keino jäädä mieleen, mutta toisaalta saattaa vain ärsyttää rekrytoijaa. Et ole kuitenkaan ainoa soittaja tai ainoa hakija. Työhakemuksia ei myöskään lähes koskaan käsitellä parissa tunnissa niiden saapumisesta. Poikkeuksiakin toki on. Jos haluat kysellä hakemuksesi käsittelystä, soita rekrytoijalle muutaman päivän päästä tai hakuajan mennessä umpeen. Näin saatat jäädä paremmin rekrytoijan mieleen kuin soittamalla heti hakemuksen jättämisen jälkeen.

Joka tapauksessa noudata työpaikkailmoituksessa annettuja puhelinaikoja! Niillä on yleensä hyvä syy olla olemassa. Näin varmistat, että saat oikean henkilön langan päähän, ja että hänellä on (todennäköisesti) aikaa kuunnella. Mikäli työnantaja on itse hoitamassa rekrytointia, ja kyseessä on pieni yritys tai yksityishenkilö, on rekrytoinnista vastaavalla henkilöllä usein muitakin vastuualueita. Hän ei siis välttämättä istu toimistossa tekemässä muistiinpanoja. Sinua saatetaan pyytää lähettämään soiton lisäksi kirjallinen työhakemus (älä huokaile puhelimeen tässä vaiheessa) tai muita tietoja. Kovinkaan moni ei nykyään halua suullisia työhakemuksia puhelimen kautta. Jotkut yksityishenkilöt toki saattavat näin tehdä, mutta yrityksen haluavat aina jotain kirjallisena.

Nykyään monissa työpaikkailmoituksissa on myös rekrytointia hoitavan tahon sähköpostiosoite. Sähköpostit jäävät usein myös talteen, ainakin muutamaksi tunniksi. Joskus sähköpostin lähettäminen on siis aivan käypä korvike soitolle.

Perusasioita, osa 7: Hakemustekstin pituus

Älä kirjoita liian lyhyesti. Kolmella lauseella et oikeasti saa kerrottua kaikkea tarpeellista.
Älä kirjoita liian pitkästi. Rekrytoijat eivät jaksa lukea yli kahta sivua (ellei sitä ole erikseen ilmoituksessa pyydetty). Loput asiat saat kerrottua haastattelussa tai CV:ssä.
Sopiva pituus työhakemukselle, on se sitten avoin työhakemus tai tiettyyn paikkaan suunnattu, on 0,5-1,5 sivua.

Työkokemuksen kuvaaminen hakemuksessa

Tästä aiheesta olen nähnyt monta erilaista versioita vuosien varrella. Huonoin tapa on ollut kaiken kokemuksen mainitsematta jättämäminen. Onneksi lähes kaikki kuitenkin kertovat edes parilla sanalla työkokemuksestaan hakemuksissa.

Hakemustekstiin ei ole tarkoitus kirjoittaa auki koko työhistoriaa. Sitä varten on CV. Työkokemuksesta kannattaa nostaa esille ne tehtävät, jotka tuntuvat haetun työn kannalta oleellislta. Nämä tehtävät kannattaa kirjoittaa myös auki, eli selittää hieman tarkemmin mitä työhön oikeasti kuului ja millainen vastuualue sinulla oli. Voit myös kertoa, mitä opit tässä työssä ja miten sait pohjaa siihen, että voisit suoriutua hyvin hakemastasi työstä. Jos sinulla ei ole työkokemusta juuri hakemaltasi alalta, tämä viimeinen kohta on tärkeä. Sinun pitää pystyä osoittamaan, että osaat vaadittavat asiat ja että opit alan niksit tarvittaessa nopeasti.

Mikäli et liitä hakemukseesi CV:tä, kirjoita työkokemuksestasi hieman enemmän hakemukseen. Jos et laita kuin viimeisimmän työn tai vain juuri sen alan kokemuksen, rekrytoija voi äkkiä luulla, että sinulla ei ole muuta kokemusta. Jos olet nuori ja/tai opiskelija, kannattaa se myös kertoa. Tämän takia CV on hyvä aina liittää hakemukseen. Siellä näkyy kuitenkin aina jotain, mitä et ole kirjoittanut hakemukseen.

Aina työkokemus ei ole se oleellisin asia työtä haettaessa. Olen palkannut vuosien varrella monia henkilökohtaisia avustajia, joilla ei ollut käytännössä ollenkaan työkokemusta, eikä siitä vähästäkään ole kerrottu hakemuksessa paljon. Kannattaa kuitenkin opetella kertomaan itsestään. Rekrytoija saa sinusta heti paremman vaikutelman ja selvemmän kuvan. Jos hakijoita on useita kymmeniä, ne pääsevät haastatteluun, joista rekrytoija tietää tarpeellisen. Toki haastattelussa käydään asioita läpi, mutta jos vastakkain on alan kokemuksesta kertova ihminen ja joku, joka ei ole kertonut työkokemuksestaan kuin yhden lauseen, pääsee usein vain se työkokemusta todistetusti omaava haastatteluun.

Esimerkkejä:

• Koulutukseltani olen sairaanhoitaja mutta työkokemusta löytyy monilta eri aloilta.

Lähemmäs 40-vuotiaan tekstistä. Koko hakemuksessa ei kerrottu työkokemuksesta mitään muuta eikä CV:tä ollut liitteenä, eli rekrytoijan on vaikea päätellä työkokemuksesta (tai sen puutteesta) yhtään mitään.

• Kiinnostuin tuosta tarjoamastanne sosiaalisen median asiantuntijan paikasta. Olen viime vuonna hoitanut lähes identtistä tointa pienessä mobiilialan yrityksessä. Tehtäviini ovat kuuluneet tuotteiden markkinointi sosiaalisessa mediassa ja yrityksen edustaminen Internetissä. Lisäksi olin mukana tekemässä sosiaalisen median projekteja muutamille asiakkaille. Yrityksellä ei ollut blogia, mutta muut kanavat tulivat kyllä hyvin tutuiksi Facebookista aina pieniin erikoistuneisiin keskustelupalstoihin.

Omasta työhakemuksestani vuoden takaa. Olen kertonut hieman enemmän juuri samantapaisesta työpaikasta, jota hain. Muu työkokemus kävi ilmi CV:stä.

• Aiempaa työkokemusta minulla on Vaasan kaupungin kesätöistä; viheralueiden kunnossa- ja puhtaanapidosta 2x (6/20xx-8/20xx ja 5/20xx-8/20xx) ja siivoustöistä (5/20xx-7/20xx). Sen lisäksi olen tehnyt töitä As Oy Villalle (4/20xx-8/20xx), jolloin tuurasin talonmiestä. 9/20xx olin harjoittelijana löytöeläintalolla. 3/20xx-6/20xx välisenä aikana siivosin fysioterapiatilaa, jolloin työnantajinani olivat XX ja YY.

Tässäkään hakemuksessa ei ollut CV:tä mukana, mutta hakemuksessa kuvattu koko työkokemus. Vaikka siivous on ehkä sinällään aika selvä työtehtävä, olisi ainakin talonmiehen pestiä ja harjoittelijan tehtäviä voinut avata enemmän. Tekstistä ei käy ilmi, minkä alan harjoittelijana hakija on toiminut.

Perusasioita, osa 4: Kieliasu

Pelkkä oikeinkirjoitus ei aina riitä. Kannattaa miettiä miten tervehtii ja puhuttelee työhakemuksen lukijaa. Puhekielisyys ei sovi työhakemukseen. Varsinkin asiantuntija-aloilla lyhenteiden viljeleminen hakemuksessa voi tuntua hienolta, mutta kaikki eivät niitä aina ymmärrä ja joskus niitä on vain liikaa. Toisaalta on hyvä myös osoittaa asiantuntemuksensa käyttämällä alan kieltä. Mieti siis kenelle kirjoitat!

Perusasioita, osa 2: Yhteystiedot

Sekä itse vapaamuotoisessa hakemustekstissä että CV:ssä kannattaa olla hakijan yhteystiedot. Jos haku tapahtuu lomakkeen kautta, ne laitetaan lomakkeen kenttiin.
CV:hen kannattaa laittaa täydelliset yhteystiedot, eli nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja postiosoite. Hakemustekstiin, varsinkin sähköpostilla lähetettäessä, riittää yleensä nimi, sähköposti ja puhelinnumero.
Jos käytät Twitteriä tai LinkedIniä, tai sinulla omat blogi tai kotisivu, voit lisätä senkin CV:hen yhteystietojen kohdalle. Työnantajat eivät saa googlettaa sinua tai tietojasi, joten he eivät löydä sivuillesi ellet kerro heille sen osoitetta.

Työhakemuksen sisältö, yleisellä tasolla

Työhakemuksen tarkoitus on antaa hakijasta mahdollisimman hyvä kuva. Työhakemuksen teksti voi olla joko täysin vapaamuotoinen, tai sitten siinä pitää olla vastaukset työpaikkailmoituksessa annettuihin kysymyksiin. Joskus hakemusteksti on vain pieni osa itse työhakemusta. Monien rekrytoijien käyttämän lomakkeet antavat esimerkiksi mahdollisuuden lähettää myös lyhyt vapaamuotoinen hakemusliite.

Tärkeintä on esitellä itsensä, ja perustella, miksi juuri sinut pitäisi palkata. Työhakemuksen ei ole tarkoitus olla aukikirjoitettu CV, vaan hakijan näköinen teksti. Pyri olemaan positiivinen ja mieleenjäävä. Yritä lisäksi muokata hakemus työpaikan näköiseksi. Sama hakemus ei sovi eri alojen työpaikkoihin. Saatat antaa myös vaikutelman, että et ole lukenut työpaikkailmoitusta kunnolla. Ilmoitus kannattaakin lukea pariin kertaan, ja miettiä, minkälaista ihmistä nyt haetaan. Sen perusteella saatat keksiä hakemukseesikin jotain uutta.

Työhakemuksen pitäisi vastata ainakin kysymyksiin:
- kuka olet ja miten sinuun saa yhteyden
- mitä osaat (työn kannalta olennainen koulutus ja muut taidot)
- minkälaista kokemusta sinulla on alalta (taas vain se olennainen työkokemus)
- miksi olisit juuri oikea ihminen tehtävään
- onko hakemuksessa liitteitä

Koulutuksesta ja työkokemuksesta kannattaa muistaa, että työnantaja voi lukea ne myös CV:stä. Itse hakemukseen kannattaa laittaa siis vain ne omasta mielestä tärkeimmät kohdat. Niiden sisällöstä voi myös kertoa hieman lisää. Jos CV:ssä lukee, että olet toiminut sihteerinä, voit työhakemuksessa kertoa tarkemmin työtehtävistäsi ja vastuualueestasi, sekä työnantajastasi (jos se tuntuu tarpeelliselta).
Työn kannalta olennaiseen osaaminen kannattaa kuvata myös tarkemmin kuin CV:ssä. Voit kertoa esimerkiksi millaisia ohjelmointiprojekteja olet tehnyt, tai mitä tutkintoosi on oikeasti sisältynyt. Henkilökohtaisen avustajan töitä hakevat laittavat tähän kohtaan yleensä tietoa sukulaisistaan, joita ovat auttaneet aikaisemmin.
Vaikein osuus vapaamuotoisessa työhakemuksessa on ehkä viimeinen kohta, jossa pitäisi nimenomaan myydä itsensä työnantajalle. Voit kertoa millainen olet ihmisenä, miksi haluaisit juuri tämän työn, missä olet oikeasti hyvä, miten haluaisit kehittyä, jos saisit työn jne. Perustele, miksi juuri sinä olet se Oikea Tyyppi.
Näiden lisäksi on hyvä kertoa muutamia asioita, jos haluat säästää rekrytoijan aikaa. Esimerkiksi koska voit aloittaa työt on usein oleellinen tieto. Samoin jos haet töitä kauempaa, kerro miten aiot kulkea töihin vai oletko muuttamassa. Työpaikka Helsingissä ja asunto Kemissä on hämmentävä yhdistelmä. Suosittelijoista voi laittaa maininnan joko työhakemukseen tai CV:hen.
Jos työpaikkailmoituksessa tai muissa ohjeissa on annettu kysymyksiä, joihin pyydetään hakemuksessa vastaus, niihin on hyvä vastata kunnolla. Niille voi laittaa vaikka oman kappaleen.

Muista, että hyvä työhakemus ei ole liian lyhyt eikä liian pitkä. Et pysty kertomaan kaikkea olennaista kolmella lauseella, ja rekrytoijan mielenkiinto lopahtaa kahden sivun jälkeen. Itse olen pyrkinyt kirjoittamaan hieman yli puoli sivua, riippuen työpaikasta. Olen taas vastaanottanut kolmen lauseen mittaisia hakemuksia, joilla ei oikeasti tee mitään, sekä kuuden sivun romaaneja. En koskaan lukenut toista sivua pidemmälle. Minimipituus työhakemukselle on 10 lausetta, ja maksimi 1,5 sivua. Muut asiat voi joko lukea CV:stä tai käydä läpi haastattelussa.

Linkkejä  ja esimerkkejä:
http://www.kolumbus.fi/tyohakemus_ja_cv/
http://www.duunia.net/tyohakemus.htm
http://www.avosto.net/a-ura/opas/opas3.htm
http://www.avosto.net/a-ura/opas/hakemusmalli.pdf
http://www.po1nt.fi/tietoporsas/tyoelama/hakemusjacv.html
http://www.aarresaari.net/tyonhakuopas2.htm
http://www.barona.fi/tyonhakijalle/vinkkeja-tyonhakuun/hakemuskirjeen-kirjoittaminen

Perusasioita, osa 3: Pelkkä CV ei ole hakemus

Pelkkä CV ei korvaa työhalemusta. Tämä kannattaa muistaa varsinkin vapaamuotoisia hakemuksia lähetettäessä. Hyvin kirjoitettu hakemus voi kyllä korvata CV:n, jos haetun työn laatu ei edellytä tarkan CV:n näkemistä. Esimerkiksi henkilökohtaisen avustajan paikkaa voi hakea pelkällä hyvinkirjoitetulla hakemuksella. CV on yleensä pelkistetty, eikä kerro hakijan ajatuksista yhtä hyvin kuin hakemusteksti.

Perusasioita, osa 1: Oikeinkirjoitus

Tarkista aina hakemuksesi oikeinkirjoitus, varsinkin jos kirjoitat sen vieraalla kielellä. Pisteet ja isot kirjaimet kannattaa laittaa paikoilleen, jos haluaa antaa hyvän vaikutelman. Voit myös luetuttaa hakemuksesi jollakulla, joka osaa katsoa kielen kuntoon. Täydellistä kirjakieltä ei ehkä jokapaikassa vaadita, mutta huoliteltu teksti ja ymmärrettävät lauserakenteet tekevät hakemuksesta aina paremman.
Kaikki eivät ehkä ole aina tarkkoja kirjoittaessaan, mutta muista, että yrität tehdä vaikutuksen tulevaan työnantajaasi. Mitä pitäisit itse hakemuksesta, jossa lukee:
Olisisin  kiinnostunut avustajan  työstä.Kokemusta on.3  avustettavaa       samaan aikaan. Tässäpä       tietoni.Liisa Liisanen

Työhakemus vai CV

Työhakemukseen yleensä sisältyy vapaamuotoisempi osio sekä listaus koulutuksesta ja työkokemuksesta. Vapaamuotoisempi osio on varsinainen työhakemukseksi sanottu teksti, ja listaus puolestaan CV (eli Curriculum Vitae). Hyvässä työhakemuksessa on kummatkin osiot mukana. Harvoin vaaditaan vain jompikumpi.

Työhakemus

Työhakemuksen sisältö riippuu sekä hakijasta että työnantajasta. Jotkut työnantajat haluavat täysin vapaamuotoisia hakemuksia, jotkut taas antavat lomakkeen täytettäväksi. Usein työpaikkailmoituksessa annetaan vihjeitä siitä, mitä hakemukseen halutaan. Vihjeet voivat olla suoraan kysymyksiä ("Kerro näkemyksesi alan tulevaisuudesta") tai ne ovat luettavissa rivien välistä. Näin netin yleistyessä monet isot yritykset ovat alkaneet käyttää hakulomakkeita. Niiden avulla on työnantajan helppo karsia hakijajoukosta sopivat ehdokkaat, mutta hakijoille ne asettavat haasteita. Hakijan pitää usein kirjoittaa CV:n tiedot auki lomakkeeseen, toisaalta taas lomakkeet eivät yleensä anna mahdollisuutta selittää asioita. Jokaisen työ- ja koulutushistoriassa on kohtia, jotka vaativat enemmän kuvausta kuin jäykkä lomake antaa myöten. Käytännössä lähes kaikki valmiit lomakkeet sisältävät erillisen kohdan sekä vapaamuotoiselle hakemukselle että CV:lle ja mahdolliselle portfoliolle.
Työhakemuksen tarkoitus on kuitenkin myydä hakija ja hänen osaamisensa työnantajalle, eli antaa mahdollisimman hyvä kuva. Työhakemus ei ole kuvaus työhistoriasta ja koulutuksesta. Ne saa toki mainita oleellisilta osin, mutta enemmän pitäisi perustella, miksi juuri sinut pitäisi palkata. Kannattaa miettiä, miten erottuisit hakijajoukosta. Työhakemuksessa ei kannata useinmiten esittää vaatimuksia (ellei esim. palkkavaatimusta ole pyydetty), vaan jättää ne myöhemmäksi. Jos sinulla on jotain esteitä vaikka työaikojen suhteen, ne kannattaa mainita, mutta muista ottaa huomioon työnantajan näkökulma. Se, jolla ei ole esteitä, saattaa mennä edelle hakuprosessissa. Muutenkin kannattaa miettiä millaista työntekijää työnantaja voisi olla etsimässä, ja kirjoittaa oma hakemus sen mukaisesti.
Vaikka tässä puhutaan työhakemuksen kirjoittamisesta, eivät kaikki työhakemukset ole kirjallisia. Nyt ovat yleistymässä videohakemukset. Ne ovat lyhyitä videoita, joissa hakija kertoo osaamisestaan ja esittelee itsensä.

CV

CV:n sisältönä on juuri hakijan koulutus ja työhistoria. Lisäksi siinä pitäisi olla hakijan ajantasaiset yhteystiedot. Omaa kuvaa ei ole pakko laittaa, mutta jotkut sen laittavat. Muita vapaavalinnaisia osia ovat mm. kielitaito, harrastukset, luottamustehtävät, vapaaehtoistyö, julkaisut, tietokonetaidot, muu osaaminen... siis kaikki mikä voisi kiinnostaa potentiaalista työnantajaa. Aivan kaikkea ei CV:hen kannata kuitenkaan laittaa, koska pitsinnypläystaidot eivät ole oleellisia haettaessa sairaanhoitajan paikkaa. CV:tä kannattaakin muokata aina haetun paikan mukaan.
Koulutuksesta kannattaa laittaa koulutuksen laajuus, järjestäjä, summittainen sisältö, sekä ajankohta. Työhistorian voi kuvata samalla tavalla, eli ajankohta, työnantaja, oma titteli organisaatiossa, sekä työtehtävät lyhyesti.
Hyvä CV on 1-2 sivua. Jos pituutta on liikaa, jätä jotain suoraan pois. Jos pituutta ei ole tarpeeksi, esim. työhistorian ollessa lyhyt, kerro mitä muuta osaat mikä ei tule ilmi koulutuksen perusteella. CV:n ei tarvitse olla tylsä listaus, vaan siinäkin voi käyttää mielikuvasta. Luovilla aloilla varsinkin käytetään nykyään visuaalisia CV:itä, eli käytetään hyväksi värejä, kuvia ja linkkejä.

Perusasioita

Työhakemuksen kirjoittaminen on aina vaikeaa. Pitäisi tietää, miten parhaiten saa itsensä myytyä työnantajalle ennakoimalla hänen toiveensa. Aina ei ehkä oma työkokemus tai taidot ole juuri sitä, mitä työilmoituksessa toivotaan. Tällöin pitäisi silti osata kertoa, miksi se ei haittaa. Jotkut työnantajathan etsivät nimenomaan Hyviä Tyyppejä.
Tämän blogin tarkoitus on antaa vihjeitä työhakemuksen ja CV:n kirjoittamiseen. Suuri osa tulevista postauksista perustuu omaan kokemukseeni henkilökohtaisten avustajien työnantajana. Olen sen takia käynyt läpi lähes tuhat työhakemusta yhdentoista vuoden aikana, joten kaikenlaisia hakemuksia on nähty. Lisäksi olen tällä hetkellä itse työnhakija, etsien IT-alan töitä, eli tiedän miten vaikeaa työhakemuksen kirjoittaminen joskus on. En ehkä itse osaa kirjoittaa täydellistä työhakemusta, mutta osaan ainakin välttää pahimmat virheet. Varmasti opin matkan varrella itsekin paremmaksi hakijaksi.
Jokunen vuosi sitten kirjoitin lyhyen työnhaun oppaan (löytyy tämän linkin takaa). Sinne olen kerännyt paljon hyviä vihjeitä työhakemuksen tekemiseen. Osa niistä saattaa tuntua itsestäänselviltä, kuten oikeinkirjoituksen tarkistaminen, mutta silti ne on hyvä muistaa.